Au sein du secteur hôtelier, la technologie joue un rôle crucial dans la gestion quotidienne des opérations. Parmi les outils indispensables pour simplifier ces processus, le logiciel de gestion hôtelière ou Property Management System (PMS) est sans doute la solution à adopter pour maximiser votre efficacité et améliorer vos performances. Néanmoins, avec une si grande variété d’options disponibles, comment pouvez-vous être sûr de choisir le bon PMS ? Dans cet article, nous vous dévoilons les critères essentiels à prendre en compte pour trouver le système qui convient le mieux à vos besoins et attentes.
Comprendre les fonctionnalités attendues d’un pms
D’abord, il faut avoir une idée précise de ce que l’on attend du futur PMS en termes de fonctionnalités. Les logiciels de gestion hôtelière sont souvent dotés de modules très variés permettant, entre autres, de gérer les réservations, le planning des chambres, les check-in et check-out, la facturation, la communication interne et externe, etc. Il est donc primordial de bien déterminer ses priorités et exigences afin de sélectionner un service adapté à sa taille et aux spécificités de son établissement.
Gestion des réservations :
- Système de réservation en ligne
- Suivi des disponibilités des chambres
- Intégration avec des plateformes de réservation tierces
Check-in et check-out simplifiés :
- Enregistrement en ligne
- Génération automatique de clés virtuelles
- Processus de check-in/out rapide
Profils clients et historique :
- Stockage des informations client
- Historique des séjours et préférences
- Gestion des programmes de fidélité
Facturation et paiements :
- Facturation automatisée
- Options de paiement diversifiées (cartes, espèces, virements)
- Gestion des extras et des taxes
- Ajustement automatique des tarifs en fonction de la demande
- Intégration avec des systèmes de tarification tierces
Intégration au sein de l’environnement technologique existant
Un bon PMS pour l’hôtellerie qui révolutionne la gestion de vos structures doit se montrer facilement intégrable à vos outils actuels et numériques en place. La compatibilité avec les systèmes existants, notamment les canaux de distribution (Channel Manager), les plateformes de réservation en ligne et les autres solutions technologiques que vous utilisez déjà, est un critère essentiel pour le choix du bon.
En ce sens, il peut être intéressant d’opter pour des prestataires qui proposent des API ouvertes, afin de faciliter l’intégration et la communication entre les outils-logiciels que vous employez dans votre activité quotidienne.
Par ailleurs, il permet aussi :
- Liaison avec des systèmes de point de vente (POS)
- Intégration avec des systèmes de sécurité et de surveillance
- Connexion à des solutions de gestion de la relation client (CRM)
Choisir un mode de déploiement adapté à vos besoins
Les Property Management Systems se déclinent généralement sous deux formes : les solutions sur site (on-premise) et les logiciels dans le Cloud (SaaS). Chacune de ces options a ses avantages et inconvénients :
Pms on-premise
Ces logiciels sont généralement plus coûteux et nécessitent l’installation d’un serveur spécifique au sein-même de votre établissement, ainsi que des mises à jour régulières effectuées par le fournisseur. Ils offrent toutefois une certaine stabilité et sécurité as accordent davantage de contrôle et flexibilité aux équipes informatiques internes.
Pms saas (cloud)
Ces solutions sont accessibles depuis le web via un navigateur internet. Ils ne requièrent aucune infrastructure physique particulière et garantissent une accessibilité 24/7 en cas de connexion internet stable. Souvent plus économiques car fonctionnant avec un modèle d’abonnement, ils permettent également de bénéficier régulièrement des dernières mises à jour et nouveautés proposées par le fournisseur.
Il est important de bien analyser les avantages et inconvénients de chaque option en regard de sa taille, ses besoins spécifiques et son budget.
Évaluer la fiabilité et la sécurité du pms
Un autre élément déterminant dans le choix du bon logiciel de gestion hôtelière sera sans aucun doute sa fiabilité et sa sécurité. Votre PMS détient des informations sensibles sur vos clients et vos opérations, il est donc essentiel qu’il assure une protection adéquate de ces données.
Vérifiez avec les prestataires potentiels leur niveau de sécurité : protocoles de chiffrement utilisés, certifications, engagements quant au respect des normes et réglementations en vigueur (RGPD), etc. De même, il est recommandé de se renseigner sur la flexibilité et réactivité de leurs équipes en cas d’incidents ou de pannes, ce qui garantira une continuité de service optimale.
Sécurité des données :
- Protocoles de sécurité robustes
- Respect des normes de confidentialité et de protection des données
Faire un test avant de s’engager
Enfin, n’hésitez pas à demander aux prestataires potentiels s’ils offrent la possibilité de tester leur produit avant de l’acquérir. Cela vous permettra d’évaluer la prise en main du logiciel, sa simplicité d’utilisation, et de juger si celui-ci répond bien à vos attentes fonctionnelles. Les démonstrations personnalisées sont souvent très appréciées pour cette phase de test.
En somme, choisir le bon PMS requiert une analyse approfondie de vos besoins et un examen attentif des différentes options disponibles. N’oubliez pas qu’un logiciel de gestion hôtelière parfaitement adapté à votre établissement vous offrira gains en productivité, flexibilité et réactivité !